Kako pripremiti dokumenta za prevod: Formati, kopije, čitljivost, rokovi

Pravilna priprema dokumenata pre slanja na prevod direktno utiče na brzinu izrade, cenu i broj povratnih ispravki. Najviše zastoja nastaje zbog pogrešnog formata fajlova, nedostajućih strana, nečitljivih pečata i nepotpunih podataka. 

Kada se unapred ispoštuju zahtevi institucije i jasno definiše namena, prevodilac može da radi bez zastoja, a klijent dobija traženu formu iz prvog pokušaja.

Formati fajlova: PDF za pregled, izvorni DOCX/XLSX za uređive sadržaje

Za inicijalni uvid najbolje je poslati PDF u visokoj rezoluciji, jer verno čuva izgled originala, pečate i potpise. Ako dokument ima tabele, obrasce ili delove koji se naknadno popunjavaju, dostavite i izvorne datoteke (DOCX, XLSX), ali uvek priložite i sken originala kao referencu. 

Fotografije dokumenata su rizične: Kosina, sjaj i senke narušavaju čitljivost. Ako nema druge, fotografišite pod pravim uglom, na ravnoj podlozi uz stabilno svetlo, pa proverite da su ivice i sve oznake u kadru. Na kraju, datoteku preimenujte smisleno (npr. „Diploma_IME_PREZIME_SR_EN.pdf“) da bi administracija tekla bez zabune.

Original ili kopija: Kada je šta dovoljno?

Za interni ili običan prevod najčešće je dovoljna jasna kopija. Za stručan prevod organ obično traži da prevod bude uvezan sa kopijom ili da je izvršen uvid u original. 

Zato je korisno da pre početka pismenim putem proverite da li je dovoljna overena kopija ili se zahteva original na uvid; koliko primeraka treba; da li je potrebna dodatna potvrda neke ustanove. Ako dokument ima više listova, pripremite komplet bez izvlačenja stranica, jer nepotpuna dokumentacija usporava proces.

Apostille i legalizacija: Redosled koji ne sme da se menja

Kada je potrebna viša legalizacija (Apostille ili konzularna), najpre se pribavlja pečat na originalu. Tek zatim se radi prevod i overa prevoda. Ako se obrne redosled, prevod neće obuhvatiti sve pečate i beleške, pa komplet može biti odbijen. 

Pre nego što počnete, proverite da li zemlja prima Apostille ili traži konzularnu legalizaciju i koliki je rok izdavanja. Planiranje ovog koraka često pravi razliku između uredne i hitne izrade s doplatama.

Čitljivost i skeniranje: Rezolucija, boja, ivice, pečati

Nečitljivi pečati, presečene margine i izbledeli potpisi stvaraju greške i izazivaju sumnju kod organa. Skenirajte u boji, najmanje 300 dpi, uz poravnanje i bez senki. 

Proverite da se vide svi elementi, kao što su pečati, potpisi, brojevi, fusnote i napomene. Ako postoje prilozi, svedočanstva o ispitima ili dodatne strane, ubacite ih u zajednički PDF, logičnim redosledom. Jednostavna provera – uvećajte fajl na 150–200% – odmah otkriva da li je sve čitljivo.

Rokovi i planiranje: Kako izbeći hitne doplate?

Najčešća kašnjenja potiču od dva uzroka; kasno pribavljena legalizacija i istekli dokumenti koji moraju biti sveže izdati. Napravite mini-kalendar, najpre vadite nove izvode i potvrde, zatim obezbedite Apostille ili drugu legalizaciju, pa tek onda naručite prevod i, po potrebi, dodatne primerke. 

Kada imate krajnji datum predaje, recite to odmah kako bi prevodilac procenio realan termin. Tako se izbegavaju koeficijenti za žurne poslove i smanjuje rizik od propusta.

Doslednost podataka: Imena prema pasošu, datumi i nazivi institucija

Najviše korekcija nastaje zbog nedoslednog pisanja imena i prezimena, pogrešnog formata datuma i različitih načina prenošenja naziva institucija. Uporedite sve podatke sa pasošem i ostalim dokumentima i zabeležite tačnu transkripciju ako postoji. 

Ako imate ranije odobrene prevode istih podataka, pošaljite ih kao referencu radi ujednačavanja. Ovo je naročito važno kada prevod radi sudski tumač, jer doslednost direktno utiče na prihvatanje kompleta.

Uloga prevodilaca: Šta olakšava rad i skraćuje rok?

Svaki prevodilac radi brže i sigurnije kada dobije kvalitetne ulazne materijale i jasan kontekst. Naznačite namenu; ambasada, sud, poslodavac, tender, nostrifikacija. Ako postoji terminologija koju već koristi organizacija ili je ranije usvojena, priložite kratku listu. 

Kada postoji nedoumica oko stručnih naziva, bolje je da se razjasni pre početka nego posle u fazi korekcija. Ovakav pristup je koristan i za situacije u kojima radi sudski prevodilac i za one koje ne traže overu.

Elektronska predaja i e-potpis: Šta zapravo organ prihvata?

Neki organi primaju e-potpisane dokumente i elektronske prevode, dok drugi traže isključivo papirni, uvezani komplet. Proverite da li je dozvoljen PDF/A, da li postoje ograničenja veličine fajla i da li traže posebne datoteke po jeziku. 

Ukoliko šaljete elektronski, fajlove jasno imenujte i proverite da li su sve strane prisutne. Kod papirne predaje, unapred dogovorite preuzimanje ili kurirsku dostavu, posebno kada je rok kratak.

Kontrolna lista pre slanja

Pre nego što pošaljete dokumente, odgovorite sebi na nekoliko pitanja. 

• Da li je format odgovarajući i da li se sve vidi uvećano?
• Da li su sve strane i prilozi uključeni, pravilnim redosledom? 
• Da li su imena, datumi i nazivi ujednačeni sa pasošem i drugim aktima? 
• Da li je, ako je potrebno, pribavljen Apostille ili druga legalizacija pre naručivanja prevoda? 
• Da li je definisan broj primeraka i način isporuke? 

Ove kratke provere u praksi sprečavaju najveći broj korekcija.

Najčešće greške i kako ih izbeći?

Tipične greške su slanje fotografija loše rezolucije, izostavljanje jedne strane dokumenta, mešanje formata datuma, naručivanje prevoda pre legalizacije i nejasan naziv fajlova. 

Rešenje je jednostavno; kvalitetan sken u boji, kompletiranje svih delova, usklađivanje podataka sa pasošem, pravilan redosled koraka i smisleno imenovanje datoteka. Kada ste u dilemi, pošaljite uzorak na brzu proveru pre nego što krenete u celu izradu.

Zaključak

Ušteda vremena i manje korekcija postižu se jasnim redosledom koraka i pažljivom pripremom. Format koji verno prikazuje original, potpuna i čitljiva dokumentacija, dosledni podaci i realno isplanirani rokovi. 

Kada postoji zahtev za overom, važno je da prevod uveže sve relevantne elemente i da dokument dobije formu koju organ bez zadrške prihvata. Ovako pripremljeni materijali skraćuju postupak, smanjuju troškove i daju veću sigurnost da će zahtev proći iz prvog puta.

Foto: Pexels.com